Dječji vrtić "Čavlić" je voditelj obrade osobnih podataka u skladu s Općom uredbom (EU) o zaštiti podataka i Zakonom o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka (NN 42/18). Vrtić u okviru svoje odgojno- obrazovne djelatnosti obrađuje osobne podatke korisnika i/ili potencijalnih korisnika usluga programa predškolskog odgoja i obrazovanja (djece, zakonskih zastupnika i ostalih članova njihovog zajedničkog kućanstva) koji u smislu Opće uredbe (EU) o zaštiti podataka imaju status ispitanika.

U obradi osobnih podataka Vrtić posebnu pažnju posvećuje osiguranju privatnosti i zaštiti osobnih podataka na način da se obrađuju samo oni osobni podaci koji su nužni za svrhu obrade te da isti nisu automatski, bez intervencije pojedinca, dostupni neograničenom broju pojedinca.

Osobni podaci ispitanika prvenstveno se prikupljaju i obrađuju na zakonit, pošten i razvidan način, što znači da se prikupljaju u onim slučajevima kada isto predstavlja obvezu postupanja sukladno pozitivnim propisima i kada je isto potrebno za izvršavanje ugovornih obveza a sve to u mjeri u kojoj je nužno. Vrtić obrađuje osobne podatke djece, njihovih zakonskih zastupnika i ostalih članova zajedničkog domaćinstva u slijedeće svrhe:

• za potrebe provedbe postupka upisa djece rane i predškolske dobi u programe predškolskog odgoja i obrazovanja
• za potrebe ostvarivanja prava i obveze korisnika usluga programa predškolskog odgoja i obrazovanja
• za vođenje propisane pedagoške i zdravstvene dokumentacije djece u Vrtiću.

Vrtić osobne podatke djece, njihovih zakonskih zastupnika i ostalih članova zajedničkog domaćinstva obrađuje na osnovi Zakona o predškolskom odgoju i obrazovanju i Pravilniku o upisu i mjerilima upisa u Dječji vrtić "Čavlić".

Za obradu osobnih podataka u prethodno navedene svrhe nije nužna izričita suglasnost ispitanika. Podnošenjem zahtjeva za upis djeteta u program predškolskog odgoja  te sklapanjem Ugovora o ostvarivanju prava i obveza korisnika usluga smatra se da je ispitanik dao svoju suglasnost za obradu svojih podataka.

Vrtić će za obradu osobnih podataka tražiti izričitu suglasnost ispitanika samo u onim slučajevima kada ne postoji neka druga pravna osnova za obradu podataka(npr. objava imena i prezimena djece, fotografiranje i snimanje djece i sl.). Ispitanik ima pravo u svakom trenutku povući svoju privolu.

U slučaju kada ispitanik ne pruži osobne podatke za koje postoji pravna osnova obrade (npr. u zahtjevu za upis ne puži Vrtiću sve podatke koji se za potrebe donošenja odluke o upisu od njega traže), Vrtić neće moći pozitvno ocijeniti zahtjev za upis odnosno doći će do raskida ugovora o ostvarivanju prava i obveza korisnika usluga.

Vrtić osobne podatke ispitanika dužan je otkrivati ili učiniti dostupnim trećim osobama u slučajevima određenim pozitivnim propisima, te se po toj osnovi osobni podaci dostavljaju osnivaču te nadležnom ministarstvu i prosvjetnoj inspekciji temeljem njihovog zahtjeva.

Osobni podaci čuvaju se sukladno propisima i općima aktima Vrtića koji uređuju zaštitu i obradu arhivskog i registraturnog gradiva, te posebnih propisa. Brisanje osobnih podataka na zahtjev ispitanika provodi se bez odgađanja, ako su ispunjeni uvjeti za brisanje podataka propisani Općom uredbom o zaštiti podataka.

Vrtić poštuje prava ispitanika koja se sastoje u slijedećem:

• pravo na informiranost- ispitanik ima pravo primati jasne, transparentne i lako razumljive informacije o tome kako se upotrebljavaju njegovi osobni podaci
• pravo pristupa- ispitanik ima pravo pristupiti svojim osobnim podacima koje je učinio dostupnim Vrtiću
• pravo na ispravak- ispitanik ima pravo zatražiti ispravljanje osobnih podataka ako su neispravni ili nevažeći i/ili njihovo dopunjavanje ako su nepotpuni
• pravo na brisanje/zaborav- ispitanik u određenim slučajevima ima pravo zatražiti brisanje ili uklanjanje osobnih podataka s time da se ne radi o apsolutnom pravu jer Vrtić može imati pravne ili legitimne osnove za zadržavanje osobnih podataka
• pravo na prigovor- prigovor se može podnijeti izravno Vrtiću preko službenika za zaštitu podataka ili Agenciji za zaštitu osobnih podataka sa sjedištem u Zagrebu, Martićeva ulica 14 (http://azop.hr)
• pravo na povlačenje suglasnosti na obradu podataka temeljenu na suglasnosti u bilo kojem trenutku
• pravo na prenosivost podataka podataka- ispitanik ima pravo pomicati, kopirati ili prenositi podatke iz baze Vrtića u drugu bazu podataka, ali samo pod uvjetom da se radi o podacima koji se obrađuju temeljem ugovora ili suglasnosti i ako se obrada provodi automatiziranim putem
• pravo ograničenja- ispitanik ima pravo zatražiti ograničenje obrade podataka

Vrtić je imenovao Službenika za zaštitu osobnih podataka koji je neovisan (ne prima nikakve upute u pogledu izvršenja svojih zadaća) i djeluje u interesu zaštite prava ispitanika i njegovih osobnih podataka, pri čemu je dužan je čuvati povjerljivost svih podataka koje sazna u obavljanju svojih dužnosti. Službenik za zaštitu osobnih podataka nadzire primjenu ovih pravila privatnosti te svih ostalih propisa kojima su definirana pravila postupanja prilikom prikupljanja i obrade osobnih podataka. Radi ostvarivanja prava na pristup svojim osobnim podacima ili kao i u slučaju da ispitanik smatra da je došlo do nepravilnosti u obradi njegovih osobnih podataka ispitanik se može obratiti Službeniku za zaštitu osobnih podataka.